Programy do wystawiania faktur. Porównanie rozwiązań

Świat przechodzi w stronę dokumentów elektronicznych, a programy do wystawiania faktur ułatwiają przystosowanie się do tego zjawiska. Mało tego, już w przyszłym roku trend stanie się rzeczywistością. W 2024 roku zacznie obligatoryjnie obowiązywać system KSeF (Krajowy System e-Faktur), nakładający obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych, stanowiący duży krok dla usprawniania księgowości.

Już teraz coraz więcej przedsiębiorców używa programów do wystawiania faktur i zamiast tracić czas na rutynowe zadania, automatyzuje pracę swojej firmy. Na co zwrócić uwagę, wybierając go? W tym artykule przyjrzyjmy się wybranym programom do fakturowania wraz z omówieniem ich działania.

Ten artykuł powstał z myślą o:

• przedsiębiorcach i osobach prowadzących małe i średnie przedsiębiorstwa;
• freelancerów i osób, które chcą szybko i prawidłowo wystawiać dokumenty;
• osób poszukujących oszczędności w swoich działaniach.

Program do wystawiania faktur. Co to takiego?

Program do wystawiania faktur to narzędzie, które umożliwia przedsiębiorcom elektroniczne tworzenie, edytowanie i przesyłanie klientom dokumentów. W niektórych z nich znajdziesz interfejs, który zapewnia szybkie wprowadzanie danych (automatycznie, dane zaciągają się z GUS-u), a następnie generowanie gotowego dokumentu w formie elektronicznej i przekazywania go online do kontrahentów.

Z perspektywy przedsiębiorcy, rosnąca popularność programów do wystawiania faktur wiąże się z wieloma zaletami ułatwiającymi prowadzenie działalności. Przede wszystkim, taka automatyzacja procesu fakturowania przekłada się na znaczącą oszczędność czasu. Jak pokazują badania, pracownicy spędzają średnio 4 godziny i 38 minut tygodniowo, wykonując powielane zadania, które można zautomatyzować.[1] Kiedyś czasochłonne zadania ręcznego wypełniania i wysyłania faktur teraz są znacznie bardziej efektywne. Wszystko to sprawia, że można bardziej skupić się na strategicznych aspektach biznesu.

W tradycyjnym modelu wystawiania faktur wszystkie dane (nazwa i adres Twojej firmy (nadawcy), nazwa i adres klienta (odbiorcy), numer faktury i data wystawienia, opis towarów/usług, ich ilość i cena jednostkowa, łączna kwota do zapłaty, termin płatności i inne istotne informacje, takie jak numery kont bankowych musiałbyś wprowadzać ręcznie i powielać w przypadku stałych zleceń w cyklu miesięcznym. Z Billz zrobisz to w 3 prostych krokach w sposób automatyczny.

Programy do wystawiania faktur – korzyści

Istnieje kilka powodów, dla których korzystanie z programów do wystawiania faktur staje się coraz popularniejsze:

1. Oszczędzasz czas
   Programy do wystawiania faktur pozwalają na automatyzację wielu procesów związanych z tworzeniem i wysyłaniem faktur. Dzięki temu możesz zaoszczędzić wiele czasu, który wcześniej poświęcałeś na ręczne wypełnianie, wysłanie i obieg dokumentów.
   
   
2. Ograniczasz ryzyko popełnienia błędów
   Ręczne wypełnianie faktur niesie ryzyko popełnienia błędów, takich jak literówki czy błędne obliczenia kwot. Programy do wystawiania faktur zawierają często wbudowane mechanizmy walidacji, które pomagają unikać tego rodzaju pomyłek.
   
   
3. Łatwy w użytkowaniu
   Większość programów do wystawiania faktur posiada intuicyjny interfejs użytkownika, co ułatwia korzystanie z nich nawet osobom niezaznajomionym z obsługą specjalistycznego oprogramowania.
   
   
4. Dostępny na Twoim urządzeniu
   Wielu dostawców oferuje programy do wystawiania faktur w formie aplikacji internetowych. To oznacza, że można z nimi pracować z dowolnego miejsca i urządzenia posiadającego dostęp do internetu.
   
   
5. Wygodny w użytkowaniu
   Współczesny świat coraz bardziej przechodzi w kierunku dokumentów elektronicznych. Korzystanie z programów do wystawiania faktur umożliwia łatwiejsze przesyłanie, przechowywanie i zarządzanie fakturami w formie cyfrowej.

Jak wybrać program do faktur?

Szukasz rozwiązania do automatyzacji powtarzalnych czynności? Chcesz wystawiać faktury w sposób automatyczny, zamiast spędzać kilka godzin na dodatkowej pracy? Na rynku znajdziesz kilka rozwiązań, które Ci w tym pomogą. Na co zwrócić uwagę wybierając program do faktur?

Określ swoje potrzeby

Przemyśl, jakich dokładnie funkcji potrzebujesz. Czy chcesz jedynie podstawowej funkcjonalności czy także bardziej zaawansowanych opcji, takich jak monitorowanie płatności, wygodnego workflow czy generowanie raportów? Funkcjonalność może się różnić w zależności od programu, a nawet pakietu.

Skala działalności

Zastanów się nad rozmiarem swojej firmy i ilością faktur, jakie wystawiasz. Następnie sprawdź limity poszczególnych pakietów.

Integracje

Jeśli używasz innych narzędzi do zarządzania firmą, takich jak księgowość, magazyn, czy CRM, zwróć uwagę, czy program do fakturowania ma możliwość integracji z nimi.

Prosty interfejs

Program powinien być intuicyjny jak i łatwy w obsłudze, aby nie tracić czasu na naukę skomplikowanych funkcji.

Zgodność z przepisami prawnymi

Upewnij się, że program spełnia wymogi prawa podatkowego i innych regulacji związanych z fakturowaniem i rachunkowością.

Przegląd wybranych programów do fakturowania

Billz – program do wystawiania faktur

W świecie coraz bardziej zorientowanym na użytkownika, Billz wyróżnia się jako program do wystawiania faktur. Został stworzony z myślą o realnych potrzebach i wygodzie klientów. Wszystkie jego funkcjonalności były wprowadzane na podstawie cyklicznych konsultacji z użytkownikami, co sprawia, że program jest nie tylko prosty w obsłudze, ale również skrojony na miarę wymagań współczesnego przedsiębiorcy.

Interfejs jest przyjazny i intuicyjny, co znacząco przyspiesza proces wystawiania faktur, które mogą również być przekształcone w faktury cykliczne. Każdy z tych dokumentów możesz wysłać automatycznie na wskazany adres mailowy. A to nie wszystko – dołożyliśmy wszelkich starań, aby zapewnić płynną komunikację z księgowym. Biuro rachunkowe może mieć bezpośredni dostęp do programu, co pozwala na szybkie i efektywne zarządzanie dokumentami Twojej firmy, a także możliwość pobierania ich w formatach kompatybilnych z używanym oprogramowaniem księgowym (dla oprogramowań firm Comarch i Insert).

Dodatkowo Billz zmienia postrzeganie przetrzymywania faktur kosztowych. Już nie musisz korzystać z zewnętrznych dysków online lub trzymać dokumentów na komputerze. Program udostępnia przestrzeń na wszystkie pliki, które możesz później zbiorczo i zgodnie z określonym zakresem dat przesłać bezpośrednio do Twojego księgowego.

Jak działa Billz?

Billz to intuicyjny program do wystawiania faktur w sposób automatyczny. Jak to działa? Musisz wykonać 3 kroki, aby Twoja faktura znalazła się w skrzynce klienta.

1. Zaciągnij dane Twojego kontrahenta z GUS. Działa to w sposób automatyczny, nie musisz ręcznie ich podawać. To eliminuje ryzyko błędów, jakie mógłbyś popełnić przy ręcznym i długim procesie ich wprowadzania.
2. Dodaj poszczególne pozycje, które chcesz uwzględnić na fakturze. Wprowadź opis, ilość, cenę jednostkową i inne odpowiednie informacje. Program automatycznie obliczy sumę dla każdej pozycji i łączną wartość faktury na podstawie wprowadzonych danych.
3. Wystaw fakturę, zapisz i udostępnij ją klientowi.

Billz dostępny jest w 4 wariantach. Plany są dopasowane do wielkości i potrzeb Twojej firmy. Co ważne, korzystając z API szybko zintegrujesz Billz ze swoim oprogramowaniem.

Stale monitorujemy wszystkie wymagania prawne i wprowadzamy odpowiednie aktualizacje. Już teraz program umożliwia eksport danych do formatu JPK FA (Jednolity Plik Kontrolny dla Faktur), co jest niezwykle użyteczne w kontekście obowiązków podatkowych i rosnących wymagań administracyjnych. Szczególnie
w przypadku kontroli. Eksport ten jest zgodny ze wszystkimi aktualnymi regulacjami, co dodatkowo minimalizuje ryzyko błędów i ułatwia życie zarówno przedsiębiorcom, jak i ich księgowym. W niedalekiej przyszłości planujemy również pełną integrację z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF), co zautomatyzuje proces przesyłania faktur do administracji skarbowej przed wprowadzeniem obowiązku w 2024r.

Konrad Szatkowski, Head of Product – SellIntegro.pl

Fakturownia

Kolejnym z popularniejszych programów do wystawiania faktur jest fakturownia. Oferuje prosty interfejs z rozbudowanym zakresem usług, co sprawia, że docenią go średnie i duże przedsiębiorstwa. W ramach wystawiania faktur, znajdziemy tam m.in. możliwość stworzenie faktury VAT, faktury proformy, faktury walutowej czy korygującej. To także dodatkowe możliwości, jak np. generowanie raportów, monitorowanie płatności oraz obsługi klientów. Działa w przeglądarce internetowej, co pozwala na dostęp z różnych urządzeń.

Narzędzie przewiduje kilka pakietów, których funkcjonalność dopasowana jest do potrzeb i wielkości organizacji. Podczas wprowadzania danych kontrahenta po raz pierwszy, musisz wprowadzić jego dane ręcznie. Dopiero, podczas wystawiania kolejnej faktury dla tego klienta, system automatycznie zasugeruje nam jego pełne dane.

wFirma

Bardziej zaawansowanym rozwiązaniem, za pomocą którego wystawisz faktury jest program wFirma, oferująca kompleksową księgowość. Umożliwia także wystawianie faktur zagranicznych. Co więcej, w przypadku większych firm, przedsiębiorcy docenią możliwość generowania i przesyłania deklaracji oraz raportów do urzędów. Ponadto, program także umożliwia wprowadzanie wyciągów bankowych, rozliczając tym samym zaksięgowane faktury.

Obecny kierunek rozwoju biznesu w stronę dokumentów elektronicznych, w tym faktur, wyraźnie podkreśla znaczenie automatyzacji. Wprowadzenie systemu KSeF w 2024 roku ukierunkowuje przedsiębiorców na nowoczesne i efektywne narzędzia. Jednym z nich jest korzystanie z programów do wystawiania faktur. Automatyzacja procesów, oszczędność czasu, minimalizacja błędów oraz dostępność z różnych urządzeń sprawiają, że stają się one niezbędnym wsparciem dla firm, niezależnie od ich skali. Wybór odpowiedniego narzędzia, uwzględniającego indywidualne potrzeby i wymagania, pozwoli przedsiębiorcom efektywniej zarządzać swoją działalnością w erze digitalizacji.

źródło:

[1] Flobotics