Automatyzacja procesów biznesowych. Jak to robić?

Dynamiczne tempo zmian i rozwój technologii wymuszają na przedsiębiorstwach dostosowanie się do nowych wyzwań. W tym kontekście, automatyzacja procesów biznesowych staje się kluczowym wyznacznikiem nowoczesnego podejścia do zarządzania firmą. Coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na wprowadzenie jej w swoich codziennych procesach, aby zwiększyć wydajność, redukować koszty oraz zyskać przewagę konkurencyjną na rynku. Jak to właściwie robić? Poznaj narzędzia, które pomogą Ci w automatyzacji codziennej pracy i ją usprawnią.

Automatyzacja procesów biznesowych

Pamiętasz Tony’ego Starka czyli słynnego Iron Mana z filmów Marvela? W momencie gdy znalazł się w niebezpieczeństwie postanowił diametralnie zmienić swój los, opracowując zaawansowane technologie, mające pomóc mu w misjach ratunkowych i walce z zagrożeniami dla świata. Czy taki scenariusz pełen dynamicznych zmian nie jest częścią życia przedsiębiorcy?

Jednym z kluczowych elementów, które usprawniły pracę Iron Mana była jego zaawansowana sztuczna inteligencja o nazwie J.A.R.V.I.S. (Just A Rather Very Intelligent System), która zarządzała jego zbroją i pomagała w podejmowaniu szybkich i trafnych decyzji w trakcie walki. J.A.R.V.I.S. działała jako asystent, analizując dane, dostarczając informacji i zapewniając wsparcie techniczne w czasie rzeczywistym bez konieczności poświęcania czasu na podejmowanie skomplikowanych decyzji. Automatyzacja i sztuczna inteligencja pozwoliły mu skutecznie wykorzystać swoje umiejętności i możliwości technologiczne, aby chronić świat i działać jako bohater, którego działania mają pozytywny wpływ na ludzkość.

Tak jak bohater uniwersum Marvela, stał się bardziej skuteczny dzięki wykorzystaniu AI i automatyzacji, tak i Ty możesz wykorzystać ją w swoich codziennych procesach. Automatyzacja procesów biznesowych (ang. Business Process Automation, BPA) to zastosowanie technologii informatycznych w celu usprawnienia i optymalizacji zachodzących czynności w firmie. Dzięki niej, wiele z nich, wykonywanych wcześniej ręcznie lub w sposób tradycyjny, może zostać zautomatyzowanych, przyspieszonych i zoptymalizowanych. Co to oznacza? Oszczędność czasu, zasobów i środków finansowych oraz minimalizację ryzyka występowania błędów.

W raporcie Deloitte „Raport Automation with intelligence 2022”, czytamy, że już 74% organizacji automatyzuje swoje procesy. Co więcej, 92% firm, które są na etapie implementacji procesu automatyzacji określonego obszaru swojej firmy, deklaruje, chęć rozszerzenia i holistycznego zautomatyzowania zachodzących w firmie procesów.[1]

Pracownicy spędzają średnio 4 godziny i 38 minut tygodniowo, wykonując powielane zadania, które można zautomatyzować.[2]

Co można automatyzować w firmie?

Automatyzacja procesów biznesowych ma szerokie zastosowanie i może obejmować wiele różnych dziedzin działalności firmy. Począwszy od najprostszych zadań, takich jak autoresponder wiadomości e-mail, po bardziej złożone operacje, jak wykorzystanie chatbotów w obsłudze klienta, które odpowiadają na ich pytania, rejestrują zgłoszenia czy służą wsparciem bez potrzeby interakcji z pracownikiem. Pomaga również w realizacji procesów księgowych, a także w optymalizowaniu działań SEO, o czym za chwile powiemy szerzej.

Automatyzacja w e-commerce

Automatyzacja w sektorze e-commerce otwiera szerokie spektrum możliwości dla przedsiębiorców prowadzących sprzedaż, poczynając od zarządzania magazynem aż po zaawansowane analizy behawioralne klientów. Jednym z najważniejszych obszarów jest zarządzanie zamówieniami. W erze rosnącej konkurencji i coraz wyższych oczekiwań konsumentów, szybkość i precyzja są kluczowe. Dzięki zautomatyzowanym systemom OMS, zamówienia mogą być przetwarzane niemal w czasie rzeczywistym, co znacząco skraca czas dostawy. Co więcej, automatyzacja umożliwia jednoczesne monitorowanie stanów magazynowych, dzięki czemu systemy mogą samoistnie generować powiadomienia o niskich stanach zapasów lub potrzebie uzupełnienia asortymentu. W efekcie, automatyzacja pomaga również w optymalizacji kosztów logistyki i magazynowania, co jest szczególnie ważne w kontekście rosnących cen transportu i składowania.

Kolejnym aspektem jest personalizacja doświadczeń zakupowych. Zaawansowane algorytmy mogą analizować dane zakupowe oraz zachowania na stronie, aby dostarczyć indywidualne rekomendacje produktów czy też oferty specjalne. Te technologie znacząco przyspieszyły wraz z rosnącym zainteresowaniem na rozwiązania AI. To nie tylko zwiększa szanse na zrealizowanie sprzedaży, ale także znacząco podnosi satysfakcję klienta, który zyskuje wrażenie indywidualnego podejścia. Na tym etapie możliwa jest również zautomatyzowana komunikacja z klientem poprzez chatboty, e-mail marketing czy powiadomienia push, co znacząco zwiększa zangażowanie i retencję klientów. Dodatkowo, te algorytmy mogą być dostosowane do zmian sezonowych lub trendów rynkowych, co daje sprzedawcom możliwość szybkiego reagowania na zmieniające się potrzeby rynku.

Automatyzacja e-mail marketingu

Wyobraź sobie sytuację, w której Twoja firma organizuje konferencję biznesową, na jaką zaprosiła dużą liczbę uczestników. Przed wydarzeniem, wielu z nich zapisuje się na listę mailingową, aby otrzymywać ważne informacje i aktualizacje dotyczące wydarzenia.

W momencie, gdy konferencja się zbliża, musisz dostarczyć uczestnikom różnorodne informacje, takie jak plan sesji, miejsce i czas trwania konferencji, przypomnienia o ważnych wydarzeniach czy instrukcje dotyczące rejestracji na poszczególne panele. Ręczne wysyłanie takiej ilości maili byłoby stratą czasu narażoną na szereg błędów.

W takiej sytuacji, automatyzacja okazuje się nieocenionym narzędziem. Możesz skonfigurować autoresponder, który samodzielnie będzie wysyłał odpowiednie wiadomości do każdego uczestnika na podstawie akcji, jakie wykonają (np. zapisanie się na konferencję, dokonanie opłaty, itp.).

Automatyzacja wysyłania faktur

Kolejnym z obszarów, w jakim możesz usprawnić codzienną pracę i zaoszczędzić swój czas jest księgowość. W przypadku gdy dopiero zaczynasz swoją działalność, masz kilku klientów, zapewne faktury wystawiasz ręcznie. Wysyłasz je do klienta, a następnie do księgowości. Z czasem jednak ich liczba może się powiększać, a monotonne i czasochłonne ręczne wystawianie dokumentów staje się zupełnie nieefektywne. Wprowadzenie systemu automatyzacji w obszarze finansowo-księgowym umożliwia szybsze i bardziej precyzyjne rozliczenia. To m.in. wystawianie faktur oraz generowanie raportów finansowych i monitorowanie płatności. Dzięki temu zauważalnie oszczędzisz czas, zwiększysz wydajności operacyjną i zredukujesz ryzyko występowania błędów.

Nie można też zapomnieć o aspektach administracyjnych, takich jak automatyczne generowanie i wysyłanie faktur do klientów. Oszczędność czasu na tym etapie jest nie tylko korzyścią dla sprzedawcy, ale także dla klienta, który otrzymuje wszystkie potrzebne dokumenty praktycznie natychmiast po zamówieniu lub wysyłce przez magazyn. To również miejsce, gdzie możemy zobaczyć korzyści z integracji z programami księgowymi i fakturującymi. Jeżeli wszystkie procesy są zintegrowane, dane na fakturze są zgodne z tymi w systemie zarządzania relacjami z klientami (CRM) czy właśnie w systemach OMS. Dzięki temu ryzyko błędów ludzkich jest minimalne, co w konsekwencji zwiększa zaufanie klienta i sprawność całego procesu zakupowego. Dane na fakturze można aktualizować na podstawie zamówień lub pobierać je bezpośrednio z GUS, co pozwala utrzymać ich poprawność. Automatyczne faktury mogą być również wyeksportowane bezpośrednio do biura rachunkowego, zgodnie z formatem, który jest obsługiwany przez ich oprogramowanie, na co pozwala wiele programów fakturujących. W tym również _Billz.

Konrad Szatkowski, Head of Product – SellIntegro.pl

Poznaj Billz – program do faktur

Rozwijasz swój biznes, a czynnością, która wraca jak bumerang i spędza Ci sen z powiek jest proces wystawiania faktur? Robisz to tradycyjnie i szukasz usprawnienia, które pomogłoby Ci zautomatyzować powtarzające się czynności, a przede wszystkim zaoszczędzić czas? Poznaj Billz, program do wystawiania faktur. Jak wygląda wystawianie faktur w sposób tradycyjny? Co miesiąc wystawiasz dokument, najpierw wysyłasz go do klienta, później do swojego biura rachunkowego. A gdyby tak włączyć w ten proces automatyzację?

Billz to program, który automatycznie wystawia faktury. Dostęp do niego ma także Twój księgowy, co w znaczny sposób wpływa na oszczędność Twojego czasu. Z pomocą naszego narzędzia łatwo ustawisz automatyczne, comiesięczne fakturowanie stałych odbiorców. To ogromna ulga. Pożegnaj ręcznie wystawianie wszystkich dokumentów! Błyskawiczne wystawisz faktury zarówno na urządzeniu mobilnym, jak i stacjonarnym. To co ważne, nie musisz ręcznie podawać danych kontrahenta, są one pobierane z GUS, zatem maleje ryzyko ewentualnych pomyłek.

Billz. Dlaczego warto?

• cykliczne wystawianie faktur i wysyłanie ich do kontrahentów;
• sprawne worflow, dzięki wspólnej przestrzeni;
• dostęp Twojego księgowego do wszystkich dokumentów;
• automatyczne pobieranie danych z GUS, eliminujące ryzyko pomyłek;
• 4 rodzaje planu dopasowujące się do wielkości i potrzeb Twojej firmy;
• intuicyjny interfejs, pozwalający na błyskawiczne wystawianie faktur zarówno na urządzeniu mobilnym, jak i stacjonarnym.

Automatyzacja w SEO: sprawdzanie pozycji w Google

Kolejnym elementem, w którym warto rozważyć wdrożenie automatyzacji jest obszar pozycjonowania witryny. Automatyzacja działań może obejmować analizę słów kluczowych, monitorowanie pozycji w wynikach wyszukiwania, generowanie raportów czy analizę konkurencji. Dlaczego to takie ważne? Ręczne sprawdzanie pozycji w wynikach wyszukiwania może być czasochłonne i mało efektywne. Zwłaszcza gdy monitorujemy wiele słów kluczowych dla różnych witryn. Dzięki zautomatyzowaniu tej czynności możesz śledzić pozycje na liście wyników dla wybranych słów kluczowych i otrzymać wyniki w czytelnej formie raportu. Pomoże Ci w tym usługa monitoring stron www.

Poznaj usługę monitoringu pozycji stron www

Narzędzie do monitoringu strony, pozwala automatycznie sprawdzić pozycję Twojej witryny w wyszukiwarce i kontrolować efektywność działań SEO. Wybierając nasz pakiet, otrzymujesz wykres pozycji od samego początku wraz z listą fraz z najświeższymi pozycjami wybranych słów kluczowych.

Monitorowanie pozycji. Dlaczego warto?

• monitoring aktualnych wyników strony;
• obserwacja postępów pozycjonowania;
• analiza spadków strony i w razie potrzeby możliwość podejmowania działań;
• budowanie strategii SEO w oparciu o analizę wyników;
• ocena efektywności działań SEO;
• porównanie pozycji z raportem od firmy SEO;
• analizowanie ruchu organicznego w oparciu o obecne efekty w wyszukiwarce Google.

Korzyści automatyzacji

Automatyzacja wspiera organizację na wielu płaszczyznach. Optymalizuje działanie firmy, zwiększa efektywność operacyjną, redukuje koszty i umożliwia skupienie się na strategicznych aspektach działalności. Zwrot z inwestycji, obserwowany jest już po kilku miesiącach, co zbadał Deloitte.

Dlaczego warto automatyzować procesy w swojej firmie?

1. Zwiększenie wydajności i efektywności
   Automatyzacja pozwala na szybsze i bardziej precyzyjne wykonywanie zadań, co skutkuje zwiększeniem wydajności całej firmy. Dzięki temu, pracownicy mogą skupić się na bardziej strategicznych i kreatywnych zadaniach, a to pozwala na maksymalizację potencjału ich umiejętności.
   
2. Redukcja kosztów operacyjnych
   Automatyzacja pozwala na optymalizację procesów, eliminację zbędnych kosztów i przeniesienie zasobów ludzkich, potrzebnych do dotychczas wykonywania rutynowych zadań, na bardziej strategiczne procesy. To przekłada się na oszczędności finansowe, które można przeznaczyć na rozwijanie innych obszarów firmy.
   
3. Skrócenie czasu realizacji zadań
   Dzięki automatyzacji, procesy biznesowe mogą być wykonywane znacznie szybciej i bardziej efektywnie. To pozwala na skrócenie czasu realizacji projektów, a to jest szczególnie istotne w dzisiejszym szybko zmieniającym się świecie biznesu.

Automatyzacja procesów w firmie przynosi wiele korzyści. To nie tylko oszczędność czasu i środków, poprawa wydajności i jakości działania i eliminacja błędów. Przede wszystkim to lepsze wykorzystanie własnego czasu. Dzięki automatyzacji, firma może skupić się na strategicznych aspektach swojej działalności i tym samym osiągać lepsze wyniki biznesowe.

źródło:

[1] Raport Inteligentna Automatyzacja 2022
[2] Flobotics