Działalność gospodarcza w mieszkaniu — jakie są koszty i kiedy to się opłaca?

Mali przedsiębiorcy coraz częściej decydują się na prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej we własnym mieszkaniu. To rozsądne rozwiązanie, które pozwala na wyeliminowanie znaczących kosztów wynajmu lub zakupu lokalu. Co więcej, umożliwia to odliczenie części wydatków związanych z eksploatacją nieruchomości. Czy każdy może sobie na to pozwolić? Co powinieneś wiedzieć? Jak się rozliczać? Sprawdźmy to razem!

Z tego artykułu dowiesz się

• czy każdy może prowadzić działalność gospodarczą w mieszkaniu,
• czy potrzebna jest zgoda wspólnoty mieszkaniowej,
• jak poprawnie rozliczyć koszty,
• o sposobie na rozdzielanie wydatków prywatnych od firmowych,
• jak księgować koszty prowadzenia firmy w mieszkaniu,
• co z podatkiem od nieruchomości,
• o wadach i zaletach prowadzenia działalności gospodarczej w mieszkaniu.

Działalność gospodarcza w mieszkaniu

Prawo własności nieruchomości uprawnia Cię do wykorzystywania jej niemal dowolnie. Niestety, nie oznacza to jednak, że w swoim mieszkaniu będziesz mógł prowadzić każdy rodzaj działalności gospodarczej. Pochylę się więc nad treścią art. 140 Kodeksu cywilnego:

W granicach określonych przez ustawy i zasady współżycia społecznego właściciel może, z wyłączeniem innych osób, korzystać z rzeczy zgodnie ze społeczno-gospodarczym przeznaczeniem swego prawa, w szczególności może pobierać pożytki i inne dochody z rzeczy. W tych samych granicach może rozporządzać rzeczą.

Co wynika z treści przytoczonego przepisu dla Ciebie? Możesz bez obaw prowadzić  jednoosobową działalność gospodarczą w mieszkaniu, bo wynika to z Twojego prawa własności nieruchomości. Istotne jest jednak, abyś przestrzegał szeroko rozumianych zasad współżycia społecznego. W doktrynie przyjmuje się, że chodzi o takie prowadzenie działalności, które najprościej mówiąc, nie będzie uciążliwe dla sąsiadów. Wątpliwe może okazać się przyjmowanie znacznej liczby interesantów w ciągu dnia, zakłócanie porządku poprzez hałaśliwe wykonywanie obowiązków, a także uniemożliwianie spoczynku nocnego. Mieszkanie okaże się natomiast świetnym miejscem do prowadzenia biura Twojego przedsiębiorstwa.

Zgoda wspólnoty mieszkaniowej na prowadzenie działalności gospodarczej

Co do zasady, zgoda wspólnoty mieszkaniowej nie jest wymagana do legalnego prowadzenia działalności gospodarczej we własnym mieszkaniu. Nie musisz występować z wnioskiem o wydanie zezwolenia, o ile nie planujesz zmian w częściach wspólnych. Jeżeli więc przykładowo Twoje mieszkanie znajduje się na parterze i chcesz zaadaptować balkon oraz teren przylegający do oddzielnego wejścia, będziesz musiał uzyskać wspomnianą zgodę.

WYJĄTEK
Praktyka pokazuje, że w zasadzie niemożliwe jest prowadzenie salonów fryzjerskich oraz kosmetycznych w mieszkaniu. Wynika to przede wszystkim z rygorystycznych przepisów dotyczących świadczenia tego typu usług. Brak zgody nie wiąże się wówczas ze złą wolą wspólnoty mieszkaniowej, a niemożnością dostosowania nieruchomości do ściśle określonych wymogów.

WSKAZÓWKA
Warto, abyś poinformował wspólnotę mieszkaniową o zamiarze prowadzenia działalności gospodarczej w mieszkaniu, nawet jeśli nie jest to prawnie wymagane. Dlaczego? W przypadku bardzo wrażliwych sąsiadów możesz narazić się nawet na licytację nieruchomości. Wynika to bezpośrednio z art. 16 ust. 1 Ustawy o własności lokali:

Jeżeli właściciel lokalu zalega długotrwale z zapłatą należnych od niego opłat lub wykracza w sposób rażący, lub uporczywy przeciwko obowiązującemu porządkowi domowemu albo przez swoje niewłaściwe zachowanie czyni korzystanie z innych lokali, lub nieruchomości wspólnej uciążliwym, wspólnota mieszkaniowa może w trybie procesu żądać sprzedaży lokalu w drodze licytacji na podstawie przepisów Kodeksu postępowania cywilnego o egzekucji z nieruchomości.

Sąsiedzi mogą więc zgłaszać wspólnocie najróżniejsze uchybienia (np. hałas, duża liczba pojawiających się interesantów), które ta w konsekwencji może uznać za uciążliwe. Możesz tego łatwo uniknąć! Uprzednia informacja leży w Twoim interesie. Pomyśl o tym w szczególności wtedy, gdy masz nieco na pieńku z sąsiadami.

Rozliczanie kosztów działalności gospodarczej w mieszkaniu

Przedsiębiorcy decydują się na prowadzenie działalności gospodarczej w mieszkaniu najczęściej z powodu mniejszych wydatków. Część kosztów ponoszonych na utrzymanie nieruchomości, można zaliczyć na poczet kosztów uzyskania przychodu. Ważne jest, abyś rozgraniczał wydatki prywatne od tych, które są związane bezpośrednio z działalnością. Trzeba zaznaczyć, że nie zawsze będzie to proste i oczywiste. Niektóre koszty trudno jednoznacznie wyliczyć i rozgraniczyć. Podchodź jednak do tego skrupulatnie. Uchybienia mogą powodować niepotrzebne zainteresowanie Urzędu Skarbowego, a tego z pewnością nie chcesz.

Działalność gospodarcza w mieszkaniu — prosty sposób na rozdzielenie wydatków prywatnych od firmowych

Czynsz, media, odsetki od kredytu… jak zaliczyć te wydatki w koszty utrzymania przychodu? Aby obliczenia były rzeczywiste i zgodne ze stanem faktycznym, musiałbyś sumiennie wyliczać, ile procent danego wydatku przypada na działalność gospodarczą. W przypadku telefonu oraz internetu niezbędne okażą się billingi, które pozwolą Ci rozgraniczyć wydatki prywatne od firmowych. Woda, prąd i gaz — tutaj nie obędzie się bez osobnych liczników.

Brzmi problematycznie, prawda? Mam na to radę! Organy podatkowe w drodze wydawanych interpretacji umożliwiły przedsiębiorcom znacznie prostsze rozliczanie kosztów. Najprościej jest wydzielić odrębne pomieszczenie lub jego określoną część, które będzie stanowić miejsce prowadzenia Twojej działalności gospodarczej. Wówczas wystarczy, że obliczysz, jaki procent mieszkania zajmuje ten obszar. W ten sposób rozgraniczysz wydatki firmowe od prywatnych. Będzie to najprostsze rozwiązanie!

PRAKTYCZNY PRZYKŁAD
Andrzej jest spedytorem i prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą w mieszkaniu o powierzchni 50 mkw. Postanowił zaadaptować swoją sypialnię o wielkości 20 mkw do wykonywania codziennych obowiązków związanych z przedsiębiorstwem. Umieścił w niej biurko, komputer oraz niezbędne regały do przechowywania dokumentów i sprzętów biurowych, które w sumie zajmują 10 mkw. Zgodnie z obliczeniami, obszar ten stanowi 20% jego nieruchomości. Andrzej rozlicza więc swoje wydatki w uproszczony sposób, ponieważ zgodnie z ustalonym współczynnikiem, 20% z nich zalicza na poczet kosztów uzyskania przychodu.

WSKAZÓWKA
Wydzielenie części mieszkania na potrzeby prowadzenia działalności gospodarczej powinno być stosownie udokumentowane. Sporządź oświadczenie, w którym określisz wszelkie niezbędne dane oraz wyliczenia. Przechowuj je w dokumentacji osobistej. Nie musisz go nigdzie składać.

Jakie wydatki można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu?

Trudno udzielić jednoznacznej odpowiedzi na powyższe pytanie, ponieważ lista może być całkiem pokaźna. W zasadzie możesz zaliczać do kosztów uzyskania przychodu wszelkie wydatki powiązane z utrzymaniem oraz bieżącą eksploatacją mieszkania, jeżeli są one jednocześnie związane z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Są to w szczególności:

• czynsz,
• media — woda, wywóz śmieci, prąd,
• internet oraz telefon,
• odsetki od kredytu na mieszkanie,
• koszty remontu,
• amortyzacja mieszkania,
• zakup niezbędnego wyposażenia biura.
  

OKIEM EKSPERTA

Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Finansów przedsiębiorca ma możliwość zaliczyć do kosztów podatkowych wydatki związane z mieszkaniem (możemy nazywać je mediami niefirmowymi) nawet jeśli nie wydzielił odrębnego pomieszczenia na działalność gospodarczą, a jedynie przeznaczył określony % powierzchni pod działalność. 

Przedsiębiorca może zatem rozliczyć koszty związane z eksploatacją mieszkania tj.: czynsz, opłaty za prąd, gaz, odsetki od kredytu w wysokości proporcji, w jakiej użytkuje mieszkanie w ramach prowadzonej działalności. Części wspólnych, a więc powierzchni kuchni, łazienki, nie wliczamy do tej przeznaczonej na działalność.

Jak zaksięgować koszty prowadzenia działalności w mieszkaniu?

Powyższe koszty prowadzenia działalności gospodarczej w mieszkaniu powinieneś ująć w kolumnie 13 podatkowej księgi przychodów i rozchodów jako tzw. pozostałe wydatki.

Zobacz, wystarczy, że sporządzisz stosowny dokument wewnętrzny i tym sposobem już poprawnie udokumentujesz wydatki powiązane z utrzymaniem oraz bieżącą eksploatacją mieszkania w części przypadającej na działalność gospodarczą. To nie takie trudne! Pamiętaj jednak, że musi on zawierać datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków. Musi też z niego bezpośrednio wynikać przedmiot operacji i wysokość kosztu. Najprościej mówiąc, będzie to najczęściej faktura VAT wystawiona na podatnika. Do dokumentu dołącz sposób wyliczenia (np. opisywany wcześniej procentowy udział wynikający z oświadczenia). I gotowe!

Działalność gospodarcza w mieszkaniu a podatek od nieruchomości

Ostatnią istotną kwestią w kontekście prowadzenia działalności gospodarczej w mieszkaniu okaże się podatek nieruchomości. W tym przypadku czeka Cię kolejne wyzwanie, o którym warto wcześniej pomyśleć.

Jako właściciel firmy jesteś zobowiązany do poinformowania gminy o zamiarze jej prowadzenia w mieszkaniu. Wynika to z faktu, że w niektórych przypadkach może dojść do zmiany sposobu użytkowania lokalu. To z kolei wiąże się z różnicą w opłatach. Ich wysokość zależy od władz lokalnych. We wniosku kierowanym do gminy należy zawrzeć takie informacje jak:

• część lokalu wydzielona na prowadzenie działalności (jeżeli ją wydzieliłeś),
• obecny sposób użytkowania lokalu,
• prace, które będziesz wykonywał po założeniu firmy.
  
  

OKIEM EKSPERTA

W sytuacji, gdy przedsiębiorca nie wyodrębnił oddzielnego pomieszczenia na DG, a więc wykorzystuje je również do celów prywatnych/mieszkalnych, zastosowanie ma stawka podatku od nieruchomości dla powierzchni mieszkalnej. 

Koszty mediów niefirmowych księgowane będą na podstawie potwierdzeń płatności za wyżej wymienione media według ustalonego współczynnika. Przepisy ustawy PIT nie uzależniają możliwości zaliczenia takich wydatków do kosztów uzyskania przychodów od wyodrębnienia – w dosłownym (fizycznym) sensie – pomieszczenia, w którym prowadzona jest działalność gospodarcza. Podatnik powinien określić w jakiej części (jakim zakresie) lokal mieszkalny faktycznie służy prowadzonej przez niego działalności gospodarczej i wówczas może w odpowiedniej części zaliczyć poniesione wydatki do kosztów podatkowych.

Podwyższenie kwoty od podatku od nieruchomości w działalności gospodarczej prowadzonej w mieszkaniu

Na podstawie powyższych informacji gmina ustali, czy zmieni się sposób użytkowania lokalu. Chodzi tu o przekształcenie przeznaczenia nieruchomości z mieszkalnego na gospodarcze. Zgodnie z praktyką oraz dostępnym orzecznictwem, w przypadku, gdy przedsiębiorca wydzielił określoną przestrzeń w mieszkaniu na cele działalności gospodarczej, która jednocześnie nadal stanowi przestrzeń mieszkalną, nie ma podstaw do podwyższenia kwoty podatku od nieruchomości. Jeżeli jednak znaczną część powierzchni nieruchomości przekształcisz do celów gospodarczych, możesz spodziewać się wyższych opłat. Przykładem może być przearanżowanie całego mieszkania na gabinet lekarski. Pamiętaj jednak, że ostatecznie decyzja należy do gminy.

Warto jednak przytoczyć stanowisko Dyrektora Izby Skarbowej w S.:

„[…] niewydzielenie z mieszkania pomieszczenia, które służyłoby celom związanym z działalnością gospodarczą, tudzież niewskazanie, w jakiej części określone wydatki jej dotyczą, nie pozwala na ich zaliczenie jako wydatków związanych de facto z prywatnym mieszkaniem strony do firmowych kosztów uzyskania przychodu”.

Źródło: I SA/Sz 576/15, Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Szczecinie, sip.lex.pl (https://sip.lex.pl/orzeczenia-i-pisma-urzedowe/orzeczenia-sadow/i-sa-sz-576-15-koszty-uzyskania-przychodu-miejsce-522029603).

Prościej mówiąc, oznacza to, że jeżeli nie wydzielisz w mieszkaniu pomieszczenia (czy też jego części) do celów prowadzenia działalności gospodarczej, nie będziesz mógł zaliczać wydatków eksploatacyjnych do kosztów uzyskania przychodu. Dlatego lepiej, jeżeli wcześniej pomyślisz o wspomnianym już przeze mnie wydzieleniu.

WSKAZÓWKA
Niektórzy przedsiębiorcy rezygnują z wydzielania określonej części mieszkania na cele prowadzenia działalności gospodarczej. To duży błąd, który w niemal każdym przypadku przesądzi o wyższym podatku od nieruchomości oraz niemożności zaliczania części kosztów jej utrzymania na poczet kosztów uzyskania przychodu. Prosty sposób na ominięcie tych kłopotów? Wydzielenie takiego obszaru, który jednocześnie nadal zachowa funkcje mieszkalne. Przykładowo, zaadaptuj jedynie części sypialni na cele firmowe, tak jak przedstawiłem to w poprzednim przykładzie.

Prowadzenie działalności gospodarczej w mieszkaniu – wady i zalety

Podsumowując powyższe informacje, warto bliżej przyjrzeć się wadom oraz zaletom płynącym z prowadzenia działalności gospodarczej w mieszkaniu. To korzystne rozwiązanie, na które decyduje się coraz więcej przedsiębiorców. Rozważ za oraz przeciw i działaj, bo wszystko leży w Twoich rękach!

ZALETY

• Niższe koszty związane z prowadzeniem działalności
  
• Możliwość zaliczenia części wydatków eksploatacyjnych na poczet kosztów uzyskania przychodu
  
• Miejsce pracy w domu — wygoda, wyeliminowanie kosztów dojazdu, oszczędność czasu
  
  WADY

• Ryzyko wzrostu kwoty podatku od nieruchomości
  
• Możliwość zachwiania work-life balance
  
• Utrudnienia w rozliczaniu wydatków