5 faktów na temat serwera poczty – poradnik użytkownika

Elektroniczna skrzynka pocztowa to okno do kontaktu ze światem. Za jej pośrednictwem prowadzisz firmową korespondencję, wymieniasz uwagi dotyczące służbowych projektów oraz odpowiadasz na zapytania kierowane ze strony www. Jeśli chcesz mieć pewność, że Twoja skrzynka będzie działać płynnie i bezpiecznie, już podczas wyboru hostingu zwróć uwagę na kilka kluczowych parametrów serwera poczty. Jakich? Podpowiadamy.

1. Ochrona antyspamowa

Dobry hosting powinien oferować Ci skuteczną ochronę antyspamową. Taka bariera nie tylko zapobiegnie otrzymywaniu kompletnie zbędnej korespondencji, ale również ochroni Cię przed dramatycznymi w skutkach konsekwencjami phishingu (pamiętaj, że spora część tego rodzaju niechcianych wiadomości jest zainfekowana wirusami).

Czy wiesz, jak powstało określenie SPAM, oznaczające niechciane e-maile? Słowo spam oznacza w języku angielskim mielonkę, a rozsławili je komicy ze znanej grupy Latający Cyrk Monty Pythona, którzy właśnie mielonkę uczynili przedmiotem jednej ze swoich scenek.

2. Ochrona antywirusowa

Prowadząc firmę, z pewnością doskonale zdajesz sobie sprawę, jak ważne jest bezpieczeństwo korespondencji. Niestety, wirusy i tzw. robaki internetowe rozsyłane e-mailem to istna plaga sieciowego świata.
Utrata kluczowych informacji czy wyciek danych Twoich klientów mogą narazić firmę na ogromne straty materialne oraz utratę wizerunku.
Wybierając hosting upewnij się, że jego dostawca zapewni Twojej skrzynce pocztowej należytą ochronę antywirusową, powinna być ona kompleksowa i permanentna. Proces ciągłego monitorowania, pozwala wykryć każdy podejrzany plik i chroni system przed wirusami. Ważne, by program antywirusowy skanował zarówno przychodzącą, jak i wychodzącą pocztę.

3. SSL a bezpieczeństwo korespondencji

SSL (ang. Secure Socket Layer ) to protokół stworzony do bezpiecznego przesyłania danych w internecie. Dzięki wdrożeniu certyfikatu SSL wszystkie informacje są przesyłane w zaszyfrowanej postaci tak, aby podczas transmisji niepożądane osoby nie były w stanie ich odczytać. Strony z certyfikatem SSL zyskują zaufanie klientów, dając im całkowitą pewność bezpieczeństwa wprowadzanych informacji (danych osobowych, danych karty kredytowej etc.)
SSL skutecznie zwiększy bezpieczeństwo transmisji danych pomiędzy Twoim komputerem, a serwerem pocztowym. Ochroni również Twój login i hasło do poczty elektronicznej, uniemożliwiając wirtualnym przestępcom kradzież danych.

Roboty pocztowe działają według raczej niezbyt skomplikowanego schematu: wiadomość przychodzi – wiadomość wychodzi. Bill Eager

4. Limit wielkości załączników

Jeśli prowadząc firmową korespondencję często wysyłasz i otrzymujesz duże załączniki sprawdź, czy wybrany przez Ciebie hosting określa ich maksymalne rozmiary. Dodatkowo, zwróć uwagę także na limit wiadomości e-mail wysłanych z konta w ciągu doby.

5. Aliasy i Autorespondery

Możliwość tworzenia aliasów i ustawiania autoresponderów znacząco podniesie funkcjonalność i komfort użytkowania skrzynki pocztowej.

Czym jest alias?
Alias pocztowy nie jest osobnym kontem. Jest on alternatywnym adresem e-mail, który wskazuje już istniejące konto. Do głównego konta biuro@cyberfolks.pl można przypisać aliasy – goście@cyberfolks.pl , konta@cyberfolks.pl czy użytkownicy@cyberfolks.pl. Jeśli ktokolwiek wyśle wiadomość na jeden z tych adresów, trafi ona na główne konto. Dzięki aliasom będziesz mógł z jednego konta obsługiwać pocztę kierowaną na wiele nazw.

Autoresponder umożliwia stworzenie specjalnej wiadomości, informującej innych użytkowników o nieobecności w pracy czy problemach z dostępem do poczty. Jest wysyłany automatycznie w odpowiedzi na e-mail przychodzący. Takie wiadomości są oznaką profesjonalizmu oraz szacunku do Twoich klientów i partnerów biznesowych.

To niektóre z ważniejszych parametrów Twojej firmowej poczty, na które koniecznie zwróć uwagę.